Hinweisgebermeldesystem
Sollten Ihnen Informationen über Verstöße gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) innerhalb unseres Unternehmens oder bei einer externen Stelle, mit der Sie aufgrund Ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt stehen, vorliegen, so können Sie diese über unser internes Meldesystem melden:
hinweisgeberstelle@dieckhoff-textil.de
Darunter fallen begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.
Zu Verstößen zählen laut § 2 HinSchG unter anderem:
- strafbewehrte Verstöße
- bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die hierbei verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
- sonstige Rechtsverstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes oder der Länder sowie bestimmte unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft, wie z.B. Verbraucherschutz und Datenschutz
Erfasst werden Verstöße durch Handlungen und/oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig und/oder missbräuchlich sind und Vorschriften betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Meldungen über privates Fehlverhalten, von dem der Hinweisgeber im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit erfährt, sind nicht geschützt.
Durch die berechtigte Meldung von Verstößen entstehen Ihnen keine Nachteile. Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet einen umfassenden Schutz, den wir sehr ernst nehmen.
Vertraulichkeit
Mit Ihren personenbezogenen Daten und den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Person gehen wir vertraulich um. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz verarbeitet. Zudem sind wir nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie die von der Meldung betroffenen Personen weitgehend zu schützen. Das bedeutet, personenbezogene Daten werden nur den zuständigen Personen der internen Meldestelle bekannt und dürfen nur in gesetzlichen bestimmten Ausnahmefällen (§ 9 HinSchG) offengelegt werden. Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nach Maßgabe des HinSchG nicht vor einer Weitergabe geschützt.
Die interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1c) DSGVO, § 10 HinSchG personenbezogene Daten der hinweisgebenden Personen sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an betroffene Konzerngesellschaften) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Dokumentation wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Gemäß Art. 14 DSGVO haben Sie das Recht, wenn Ihre Daten ohne Ihre Kenntnis erhoben werden (etwa, weil Sie als beschuldigte Person im Verfahren zur Aufklärung des Hinweises involviert sind), über die Speicherung, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Identität des Verantwortlichen und ggf. der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers (sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde) informiert zu werden. Wenn allerdings das Risiko erheblich ist, dass eine solche Unterrichtung unsere Fähigkeit zur wirksamen Untersuchung des Vorwurfs oder zur Sammlung der erforderlichen Beweise gefährden würde, kann diese Information nach Art. 14 Abs. 5 S. 1 lit. b) DSGVO für die Zeitspanne aufgeschoben werden, innerhalb derer diese Gefahr besteht. Die Information muss nachgeholt werden, sobald der Grund für den Aufschub entfallen ist.
Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutz.
Externe Meldestellen
Ergänzend zur internen Meldung sieht das Gesetz die Möglichkeit einer externen Meldung vor. Zu diesem Zweck errichtet der Bund beim Bundesamt für Justiz (BfJ) die externe Meldestelle des Bundes. Auf der Website des BfJ sind die Meldekanäle sowie weitere Informationen zur externen Meldestelle des BfJ veröffentlicht.
Neben der externen Meldestelle des Bundes beim BfJ werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich weitergeführt. Lesen Sie bitte auch die Informationen auf den Webseiten dieser Meldestellen/Hinweisgeberstellen:
www.bafin.de
www.bundeskartellamt.de
Neben Informationen über externe Meldeverfahren nach dem HinSchG können Sie unter den nachfolgenden Links Informationen über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der EU abrufen. Darunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugversicherung (EASA), der europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittelagentur (EMA).
OLAF: www.anti-fraud.ec.europa.eu
EMSA: www.emsa.europa.eu
EASA: www.easa.europa.eu
ESMA: www.esma.europa.eu
EMA: www.ema.europa.eu
Die dortigen Meldeverfahren bleiben vom Hinweisgeberschutzgesetz unberührt, das heißt sie bestehen neben den internen und externen Meldeverfahren nach dem HinSchG unverändert fort.
Weitere Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Europäischen Union können Sie der Website des BfJ entnehmen: www.bundesjustizamt.de